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        活動百科 | 如何做好一場發布會流程策劃方案

              現在的發布會活動逐步變為明顯展臺+產品情懷+線上直播的流程模式,為了使發布會更有創意、更有逼格、給嘉賓帶來驚喜,策劃師可謂是絞盡腦計,要想做好一場發布會流程策劃方案并不是一件很簡單的事情,尤其是創意十足的發布會,說到有創意的發布會,不得不提到每年秋季蘋果的新品發布會,現場性冷談的風格低調十足,蘋果的秋季發布會一開完,網上就有針對新品手機的吐槽和對發布會的解析,今天小編就和大家談談如何做好一場發布會流程策劃方案。

        根據活動管家5年來的活動策劃執行經驗,承辦的發布會分為以下2種類型;

        一、新聞發布會,(企業重大事件需要對外發聲)

        二、產品發布會,(自家產品的面世或迭代升級)

        以上2種類型發布會一般互聯網公司都會用到,也會去組織舉辦,那么舉辦這2種類型的發布會需要具備哪些條件呢?(請接著往下看)同時也是活動管家承辦過上百場發布會總結出來的經驗。

        一、新聞發布會

        新聞發布會也可以被稱為“記者招待會”,是企業對外部宣傳重大的時候需要借助媒體和記者的力量一種渠道,一般新聞發布會是比較正規、且隆重的,不會有太多的花哨和新聞發布會無關的互動環節出現在新聞發布會當中,要想辦好新聞發布會可分為以下幾點;

        1、確認主題

        召開新聞發布會需要一個很好的時機(時間),例如你如果選擇在奧運會期間召開新聞發布會肯定是失敗的,因為大家以及媒體的眼光都聚焦到奧運上的精彩部分了。還有就是會前需要準備新聞通稿和領導的發言稿,和媒體記者提前通好氣。以及新聞發布會的主題確定,一定要簡明重點。

        2、場地確認

        新聞發布會會前準備好之后就需要尋找場地,一般新聞發布會都會在百人以上,而且參會的嘉賓逼格會比較高,所以對場地的要求也會比較高,對場地的規模和配置確認之后一定要要去現場考察,包括特邀嘉賓和舞臺的要求。該場地以前承辦過哪些高端發布會,可以拿出來借鑒。最后也要看該場地能容納多少人,是否和自己的參會出席人數一致。具體會場注意事項可分為以下2點;

        ①:內場(會議容納人數、投影設備以及音響設備、茶歇價位、背景布置);

        ②:外場(背景板、門頭拱形狀等等;)

        3、會前準備

        活動前一個月就需要確認好參會人數,包括紙質的邀請函,或者線上的H5制作邀請函,如果要高端一點,可以直接使用微信簽到,提前收集好參會嘉賓的微信號,當天嘉賓參會時直接掃描二維碼即可,新聞發布會會前準備分為以下幾點;

        ①:會場座位席安排 ;

        ②:活動流程安排;

        ③:現場工作人員安排;

        ④:演講臺定制設計,嘉賓發言卡設計;

        ⑤:話筒臺標以及會場指示牌設計;

        ⑥:物料設計(發布會海報、背景板、展板以及禮品袋等等);

        四、新聞發布會流程

        通常舉辦新聞發布會的時間不會太長,基本上控制在1-2個小時之內,上面寫到新聞發布會中媒體記者是不可或缺的一部分,因為媒體記者也需要時效熱點報道,這也是一種信息流的方式,而且主辦方在現場也會給到媒體記者一些禮品,甚至給到車馬費,同樣正規的發布會也分為以下幾個流程;

        ①:嘉賓簽到;

        ②:分發資料;

        ③:主持人開場;

        ④:主辦方領導發言;

        ⑤:媒體提問環節;

        以上就是舉辦新聞發布會要具體的一些條件,尤其是媒體這塊很重要,最好提前2-3天和參加的媒體記者再次確認一遍。保證媒體如數到達現場,只要媒體環節沒有問題,那么新聞發布會就算是圓滿成功了。那接下來就和大家談談辦好產品發布會需要具備的哪些條件。

        二、產品發布會

        產品發布會也可以稱為“新品發布會”對外部而言舉辦產品發布會是企業和客戶互動的一種最重要的手段,產品發布會在互聯網企業中是最常見的一種發布會,對互聯網企業來說尤為重要,因為關系著未來產品的銷售,那么產品發布會的流程是什么樣子的呢?以及企業如何辦好一場完美的產品發布會呢?請接著往下看。

        1、活動目的

        一般產品發布會舉辦的目的具備三種要素,公關需要、增強品牌知名度、擴大銷售渠道以及銷售額,所以舉辦產品發布會之前請先想好,包括活動的主題。

        2、活動時間

        一般常規的發布會在1個小時左右,而且產品發布會結束之后會有一個晚宴,以便增加客戶與企業之間的進一步關系,也便于嘉賓的參與,晚宴適合安排在會后結束后的30分鐘左右進行簽到,整個活動時間控制在3個小時以內,發布會占1個小時,晚宴加上節目表演大約占2個小時左右。

        3、場地確認

        舉辦產品發布會之前需要先確認場地,同時需要提前到場地進行考察,包括現場的布置量尺和詢問茶歇以及相關情況,在這里對場地的要求有以下幾點建議;

        ①:場地最好在地鐵周邊附近或者再交通發達地帶,這樣有助于嘉賓的參與;

        ②:場地需要有一定的知名度和具備承辦檔期的能力;

        ③:具備一定的承辦各類活動的經驗和服務能力;

        4、嘉賓邀約和物料準備工作

            嘉賓邀約可以使用定向邀約或網絡邀約,定向邀約可以直接寄紙質邀請函,如果是網絡邀約可以設計制作H5邀請函,同時可以全方位的介紹此次產品發布會的情況,讓有意向的參會嘉賓對此會有一個全面的了解。物料準備工作主要是考驗細節、物料尺寸以及選料三個方面,小編覺得物料準備工作一定不能馬虎,需要多次檢查和供應商確認所需的物料是否一致。

        5、產品發布會主要流程

        ①:會場布置

        ②:嘉賓簽到

        ③:主持人開場白

        ④:領導致辭

        ⑤:產品發布啟動儀式

        ⑥:合影留念

        ⑦:答謝晚宴

        ⑧:節目表演

        ⑨:活動結束

        Ps:如果當天嘉賓需要入住酒店,可提前辦理好相關入住手續,第二天再辦理退房手續。

              寫到這里,產品發布會大致的流程就是以上那些,流程只要落實到執行層面就不會有太大的問題出現,主要還是產品發布會的IDEA很重要,例如在會場的布置元素上、啟動發布儀式的樣式、產品展示體驗區等等。這些都需要頭腦風暴,所以活動管家結合了5年來的發布會執行策劃經驗,特推出三種發布會優惠套餐,幫助企業管理好發布會,并讓之與眾不同。

        A套餐:原價65000

        優惠價49888元(建議參會人數50-100人)

        套餐內容:

        簽到:精美桁架噴繪簽到墻+簽到本簽到、現場指引牌;

        展示:木結構寫真展示板;

        主會場:精美桁架噴繪背景+單側投影背景、定制演講臺、舞臺、燈光、音響;

        啟動儀式:啟動球或者推桿儀式;

        配套人員部分:攝影、攝像、禮儀、主持人;

        媒體部分(僅供發稿):10家線上網絡媒體;

        適用范圍:根據指定場地完成發布會相關流程安排、視覺設計、場地布置、媒體發布?,F場流程安排比較完整,能夠通過有效的方式發布新品內容。發布會以簡單視覺呈現為主。此套配置已能合理地使一場發布會得到完整的展現。


        B套餐 原價120000

        優惠價 99888元(建議參會人數100-300人)

        套餐內容

        簽到:精美桁架噴繪簽到墻+微信簽到系統(打印胸牌)、現場指引牌、話筒臺標;

        展示:產品展示背景板+燈光特效配合、等離子電視產品展示、iPad體驗區或產品展示柜、媒體互動區域;

        主會場:LED主屏幕+倆側幕布+燈光特效配合、定制演講臺、舞臺、T字型燈光架+燈光系統、音響;

        啟動儀式:標準視頻互動啟動;

        配套人員部分:攝影、雙機位攝像、主持人、高端禮儀;

        媒體部分(僅供發稿):20家線上網絡媒體;

        適用范圍:采用全套高端設備,各種活動形式一體化的硬件支持。全新團隊策劃設計,一對一全程服務。創新亮點、高端舞臺、全程互動、全新體驗、全程發布,高性價比強烈推薦。此套配置使發布會具有較強的視覺化體現,適合大多數高端發布會使用。


        C套餐 原價250000

        優惠價199888元(建議參會人數300-500人)

        套餐內容

        簽到:造型簽到背景配合地圖發光球簽到、微信系統、現場指引牌、話筒臺標;

        展示:異型木結構產品展示背景板+兩臺等離子電視產品展示、iPad體驗區或展示柜、大型logo形象展示、異型雜志合影墻、媒體互動采訪區域;

        主會場:三聯屏LED主屏幕配合多通道視頻切換設備(含公司logo底座)、定制演講臺、舞臺、口字型燈光架+燈光系統、音響;

        啟動儀式:定制視頻啟動+定制啟動道具;

        配套人員部分:雙機位攝影攝像、大型搖臂、導播臺加導播師、高端區域主持人、高端禮儀;

        媒體部分(僅供發稿):20家線上網絡媒體,1家電視媒體報道

        適用范圍:極品配置,前所未有的感官體驗,從另一個層面到發布會的各種魅力,各類發布體驗及發布現場相互存托,各種發布形式一體化硬件支持。高端客戶必選套餐。此套配置使發布會具有較強的舞美效果和線下互動體驗,將發布會提高到一個全新的高度。


        注:以上三種套餐不包含場地租賃及餐飲費用,可提供場地租賃及禮品推薦等服務。

         

         

         

         

         

         

         

         

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